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総務職の適性とは?適性検査を用いて人材のミスマッチをなくそう

  • 適性検査導入のメリット
  • SPI3の活用

2021年10月19日

総務職と一口にいっても、仕事の範囲は幅広く、職務領域や職務内容は企業によって異なります。共通しているのは、関わる人や部署の業務がスムーズに進むよう、献身的な姿勢でサポートする仕事であること。なお、候補者を総務職として長く活躍してくれる人材であるかどうか見極めるには、サポート的な役割にやりがいを感じられる、性格的な適性が重要です。
本記事では、総務職の適性を見極めるために役立つ、適性検査の使い方についてご紹介しましょう。

総務職はあらゆる会社に存在し、会社全体をまとめる職種

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総務職はあらゆる会社に存在する職種ですが、担当する職務の領域や内容は多岐にわたり、一概に定義することはできません。中には、「社内のどの部署にも該当しないが、会社にとって必要不可欠な仕事」を総合的に扱う場合もあるでしょう。特に、人事や法務といった部署を独立させるにはリソースが不足している中小企業、ベンチャー企業では、それらの業務を総務職がカバーするケースが少なくありません。

総務職が担っているのは、会社全体のあらゆる部署、さまざまな人と関わり、会社全体の業務がスムーズに進むようにまとめること。「総務職=頼れる人、事務の何でもできる人」といったイメージは、あながち間違ってはいないようです。

なお、一般的に総務職が行う仕事は、下記のようなものが挙げられます。

<総務職の仕事内容の例>
・社内の手続き全般
・備品の発注や管理
・オフィスの維持、管理
・資料のファイリング、整理
・社内ルールの作成や改定
・来客対応
・電話対応
・社内イベントの運営
・株主総会の企画、運営
・人員の足りない部署の手伝い
・報告書や会議資料の作成
・データ入力、チェック など

総務職の仕事の特性とは?

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会社全体に関わりを持ち、業務をサポートする役割を持つ総務職ですが、その仕事には、大きく分けて2つの特性があることがわかります。

ひとつは「社内のあらゆる部署、あらゆる人と関わる可能性がある」こと、もうひとつは「他者の成果が自分の成果につながる」ことです。詳しく見てみましょう。

社内のあらゆる部署、あらゆる人と関わる可能性がある

多岐にわたる業務の特性上、総務職は社内のさまざまな人と連携しながら仕事をします。時には、経営陣の意向を現場に伝えて橋渡しをしたり、部署間の連携をスムーズにしたりして、会社をひとつにまとめる役割を果たすこともあります。

経営者以上に社内に詳しく、事業成長のヒントを知っているキーパーソン的な存在ともいえるのです。

他者の成果が自分の成果につながる

総務職は、ほかの社員に成果を出してもらうこと、各部署の仕事を円滑に回すことが最大の任務です。

他者の成果が自分の成果につながる点が、営業など「自分の目標」がある職種との大きな違いです。

総務職に向いている人の特徴とは?

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仕事の特性を踏まえると、どのような人が総務職に向いているのでしょうか。総務職に向いている人の主な特徴は下記のとおりです。

コミュニケーション能力が高い人

総務職は業務上、関わる人が多く、その一人ひとりとしっかり話をして正確に物事を進める必要があります。そのため、総務職にコミュニケーション能力は必須です。

経営のトップから新入社員、さらには社外の大切なお客様に至るまで、接する層も幅広いので、臨機応変な対応も求められます。

マルチタスク能力がある人

総務職は、同じ案件を淡々とやり続けるのではなく、複数の案件を同時並行でこなすような状況になることがほとんどです。そのため、業務に優先順位をつけ、スピーディーに対応できるマルチタスク能力が欠かせません。

同時に行う業務のいずれかにトラブルが起きた際にも、即座に状況を見極めて的確な判断をし、ほかの業務を止めずに効率良く仕事をする必要があります。

感謝されることにやりがいを感じられる人

サポート職である総務職は、いわば人のためにつくすポジションです。

仕事の成果や達成度が目に見えてわかるわけではなく、どちらかといえば地味な仕事といわれがち。「表舞台で活躍したい」というよりは、「人に喜んでもらいたい」「困っている人を助けたい」といった考え方で、「ありがとう」の一言にやりがいを感じられる人に向いています。

適性検査SPIで総務職の適性を見極める

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総務職には、事務処理能力や法令知識、スケジュール管理能力といった多様なタスクに対応できるスキルが求められます。そして、誰とでも円滑なコミュニケーションが可能で、人のために働くことをいとわない性格、人の喜びを自分の喜びとして感じられる人柄も重要です。

このことから、総務職を採用する際には、スキルに加えて性格面の適性を見ることが重要だといえるでしょう。その際に活用したいのが「適性検査」です。適性検査には、職務の能力に関する適性を見極められる「能力検査」のほか、候補者の性格的な特徴の見極めに役立つ「性格検査」があります。

性格検査は、人との接し方や仕事への取り組み方といった性格的な特徴に加えて、どのような業務内容や職場の雰囲気に適応しやすいかを数値で客観的に見ることができます。性格検査の結果を参考にすることによって、候補者の特徴を捉えた上で面接に臨むことができ、短い時間でも深く候補者の人となりを把握することができます。

リクルートの適性検査SPIとは?


SPIはリクルートマネジメントソリューションズが開発した適性検査です。一般社会人として広く必要とされる資質(性格・能力)を測定する検査として、多くの採用シーンで活用されています。1974年の提供開始から40年以上の歴史と実績を持ち、今では全国トップシェアを誇る適性検査として定着しました(※)。

SPIの強みは、「面接で見えにくい部分」かつ「入社後に育成しにくい領域」を客観的・総合的に測定できることにあります。面接と組み合わせてSPIを受検してもらうことで、候補者の傾向や能力をデータ化し、総務職としてのポテンシャルの見極めに役立てることができるでしょう。

※「適性検査利用調査」2018年9月実施
  調査機関:株式会社クロス・マーケティング

適性検査を活用し、活躍できる総務職の採用につなげよう

スキルだけでなく性格的な特徴が入社後の活躍に大きく影響する総務職。献身的な姿勢が重要な総務職は、性格的な適性の見極めが自社とのミスマッチを防ぐカギとなります。

自社における総務職の仕事を洗い出し、その職務内容に合ったスキルをチェックするとともに、SPIで性格的な特徴をしっかり見極めて、入社後に活躍できる人材を採用しましょう。

自社の職務にマッチする人材を採用したい...資質の見極めに役立つリクルートの適性検査
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