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事務職とは?適性検査SPIで採用のミスマッチを減らせる理由

  • SPI3の活用

2020年12月04日

事務職に含まれる職務の範囲は広く、企業によっても異なります。そのため、事務職を採用する際には、自社で採用したい事務職の職務内容や求めるスキル、人物像などを明確にし、客観的な評価基準を設けてミスマッチを防ぐ必要があります。
ここでは、採用した人材の定着率を上げるために、適性検査を活用して自社の事務職に必要な能力と、適性を見極める方法を解説します。

事務職は売上に直結する業務をサポートする大切な職種

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事務職は、営業や企画など、売上に直結する職種が業務を遂行できるよう、サポートをする職種です。将来の幹部候補である総合職や専門職に比べると、それほど仕事の責任は重くないものの、会社全体の業務をスムーズに回す上でなくてはならない役割を果たしています。

事務職の職務内容は多岐にわたり、具体的な範囲は企業によって異なります。また、「営業事務」「経理事務」「貿易事務」「医療事務」など、属する業界やサポートする部署によって細分化された呼び方をすることもあります。

事務職の基本的な職務内容

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事務職は、主となる業務に付随する、さまざまな業務を全般的に担います。

例えば営業事務なら、営業職が顧客に見せるための資料づくりやスケジュール管理、経理事務なら給与計算や経費精算といった業務を円滑に進めるための伝票作成、データ入力といった作業が中心となるでしょう。

続いては、事務職の一般的な職務内容を見ていきましょう。

・書類の作成やファイリング

デジタル化が進んだ今も、企業活動にはさまざまな書類が存在します。例えば、営業が新しい顧客と契約を結ぶ際には、製品やサービスに関する資料、契約書、請求書などの書類が必要です。事務職は、こうした書類を手際良く作成して準備しておいたり、わかりやすくファイリングして保管しておいたりします。

・データ入力

日々発生する多くのデータを入力することも、事務職の重要な業務です。一番に意識することはデータの正確性ですが、業務効率という面である程度のスピードも求められます。

・顧客対応

電話やメールなどでの顧客対応、問い合わせ対応も、事務職に任されることが多いでしょう。場合によっては、来客の対応も行います。

・備品管理

文房具やコピー用紙、インクなど、日常業務に使用する備品の管理も、事務職の業務のひとつです。在庫を定期的にチェックし、なくなる前に発注して、業務に支障をきたさないようにします。

こうした職務は、ほぼすべての事務職に共通するものですが、データ入力が中心だったり、営業の代わりに顧客に直接相対することがあったりと、企業や部署によって注力するポイントは変わってきます。

事務職に求められる基本的な能力

では、前項で挙げた職務内容に対して、求められる能力にはどのようなものがあるのでしょうか。基本的なものをまとめました。

・コミュニケーション能力

事務職は、社内外の人と接する機会が多い仕事です。どんなに事務処理能力が高くても、コミュニケーション能力が低ければ信頼関係を築けず、業務をうまく進めることができません。普段から周囲と積極的に話をし、良い関係性を作る力が不可欠です。

・業務を正確に遂行できる力

事務作業において、単調な作業でもミスなくやり遂げられる正確性は非常に重要です。入力ミスや計算ミスがないかを都度確認する、慎重さもあるといいでしょう。

・相手の意向をくみ取って行動できるホスピタリティ

裏方として主役を支えることが多い事務職には、「チームの力になりたい」「誰かの役に立ちたい」というホスピタリティが欠かせません。指示に応じて動くだけでなく、ニーズを読み取って先回りできると、さらに評価が高まります。

事務職の採用にSPIを活用する

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事務職を採用する場合、基礎的な能力をベースとして、自社の職務内容によって重視する適性は異なります。

社内での作業がメインであれば正確性やホスピタリティ、内外を問わず人と接する機会が多ければコミュニケーション能力というように、事務職が多様な分、適性もさまざまです。

SPIは、事務職という大きなくくりに対する適性ではなく、職務に対する適性を見極めることに適しています。

例えば、多くの営業職をサポートする必要があり、いずれは事務スタッフのリーダーとしての役割も任せたい場合は、SPI結果のリーダーシップの項目に注目することで必要な能力の有無を見極めることができます。

データ入力などが中心の職務で表に出る機会が少なく、人のために力を尽くせるホスピタリティを重視する場合は、SPI結果のサポートの項目を参考にすると、求める人物像に近い人を採用することができるでしょう。

企業側が「事務職に任せる職務内容」の棚卸を行い、必要なスキルにもとづいた採用を行うことで、採用される側も入社後のギャップを感じることなく、スムーズに職務に適応できると考えられます。

ミスマッチをなくし、事務職の採用精度を上げよう

事務職は、ほかの職種に比べて人気が高く、応募も多い傾向があります。

限られた時間の中で、自社に合った人材を採用するには、客観的な評価基準にもとづいて候補者を見極めることが大切です。SPIは、面接や書類では見えにくい候補者の人となり、考え方、価値観などを客観的に評価します。第一印象や面接者の主観に惑わされることなく、「求める人材像」に沿った人材を採用した場合に、SPIの検査結果が役立つでしょう。

また、SPIを利用し、企業によって異なる事務職の職務内容に対する適性を見極めることで、ミスマッチのさらなる低減が期待できます。自社の事務職に欠かせない条件を洗い出し、SPIを採用に活用して、活躍できる人材を採用してください。

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